Pflicht zur jährlichen Deckungsprüfung bei All-In-Vereinbarungen

Damit sichergestellt werden kann, dass sämtliche Mehrleistungen (zB Überstunden) in der Überzahlung gedeckt sind, ist jährlich eine Deckungsprüfung vorzunehmen. Nur so kann eine strafbare Unterentlohnung (gem LSD-BG) sowie eine Einhebung von Beiträgen bei einer Lohnabgabenprüfung (Anspruchsprinzip) vermieden werden.

Die verpflichtende Deckungsprüfung ist im ersten Quartal nach Ende des Kalenderjahres oder des Wirtschaftsjahres vorzunehmen und dem Arbeitnehmer vorzulegen.

TO DO: Wir unterstützen Sie gerne bei dieser notwendigen Deckungsprüfung.

Arbeitszeitaufzeichnungen & Urlaubsjahr

Der Arbeitgeber ist gesetzlich verpflichtet, Arbeitszeitaufzeichnungen zu führen: dabei sind für alle Arbeitnehmer bestimmte Angaben zwingend zu erfassen; die Aufzeichnungen sind vom Arbeitgeber aufzubewahren.

Der Zweck ist die Überprüfung der Einhaltung der wöchentlichen Höchstarbeitszeit sowie der täglichen und wöchentlichen Mindestruhezeiten.

Sollten Arbeitszeitaufzeichnungen nicht geführt werden und es zu einer Prüfung durch das Arbeitsinspektorat oder im Rahmen einer Lohnabgabenprüfung kommen, können hohe Strafen verhängt werden.

Gerne stellen wir den Kontakt zu unserem System-Provider her und unterstützen Sie bei der Einführung.

Anmerkung: Im Zuge der Berechnung der Urlaubsrückstellung stellen wir zum Jahresende vermehrt fest, dass Unklarheiten bezüglich der Definition eines Urlaubsjahres bestehen.

Das Urlaubsjahr deckt sich mit dem Arbeitsjahr des Arbeitnehmers, dh wenn das Dienst-verhältnis im April begonnen hat, endet das Urlaubsjahr im März des Folgejahres. Soll das Urlaubsjahr auf das Kalenderjahr umgestellt werden, bedarf es einer Einzel- oder Betriebsvereinbarung.

Der Urlaub verjährt grundsätzlich nach Ablauf von 2 Jahren ab dem Ende des Urlaubsjahres, in dem er entstanden ist; die Verjährungsfrist verlängert sich im Falle einer Karenz; unter Umständen wird die Verjährungsfrist auch gehemmt.

Berücksichtigung von steuerfreien Überstundenzuschlägen gem § 68 EStG

Eine Berücksichtigung von steuerfreien Überstundenzuschlägen ist nur dann möglich, wenn die folgenden Voraussetzungen vorliegen:

• für 10 Überstunden bzw maximal bis zu EUR 86 pro Monat
• Überstunden wurden tatsächlich geleistet und es handelt sich um echte Überstunden
• Zuschläge werden neben dem Überstundengrundlohn gezahlt
• Anspruch auf Zuschlag muss sich aus einer lohngestaltenden Vorschrift ergeben,
• Nachweis / Aufzeichnungen über die geleisteten Stunden liegen vor

Spezielle Regelungen kommen bei Gleitzeitvereinbarungen oder Pauschalentgelt-vereinbarungen (Überstundenpauschale, All-In Vereinbarungen) zur Anwendung.

Achtung: Dieses Thema wird bei Lohnabgabenprüfungen vermehrt geprüft.

TO DO: Bitte überprüfen Sie, ob ausreichend Überstunden geleistet wurden und die entsprechenden Nachweise in den Arbeitszeitaufzeichnungen vorliegen. Sollten die Voraussetzungen nicht vorliegen, informieren Sie uns bitte, damit wir die steuerfreien Zuschläge abgabenpflichtig stellen können.

Sachbezug PKW und Garage

Firmen-Fahrzeuge:

Wenn Ihre Arbeitnehmer einen Firmen-PKW privat nutzen dürfen, ist in der Lohnverrechnung ein Sachbezug anzusetzen. Auch die Fahrtstrecke Wohnung – Arbeitsstätte und retour stellt abgabenrechtlich bereits eine Privatnutzung dar.

Achtung: auch für Außendienstmitarbeiter ist bei Bereitstellung eines Firmen-PKWs ein abgabenpflichtiger Sachbezugswert anzusetzen (Urteil des Unabhängigen Finanzsenats).

Auch die Zurverfügungstellung eines „Pool-Autos“ löst Sachbezugspflicht aus, wenn Arbeitnehmer das Firmen-Auto privat nutzen dürfen (Durchschnittsbetrachtung bei Nutzung von mehreren Autos).

Die Höhe des Sachbezugswertes hängt davon ab,

• wie hoch die Anschaffungskosten sind (dh inkl NoVA und 20% USt – jene Anschaffungskosten, die ein normaler Verbraucher bezahlen würde)
• wie hoch der CO₂-Emissionswert ist, Art des CO₂ Messverfahrens (WLTP oder NEFZ-Methode)
• wann das Erstzulassungsdatum des PKWs war.

TO DO: Damit wir den Sachbezugswert korrekt berechnen können, benötigen wir immer sämtliche Unterlagen (Leasing-/Kaufvertrag und die Zulassungsbescheinigung), in denen die oben genannten Daten vollständig enthalten sind. Im Rahmen einer Lohnabgabenprüfung sind diese Unterlagen dem Prüfer vorzulegen.

TO DO: Bitte überprüfen Sie, ob Sie uns für alle betroffenen Arbeitnehmer die korrekten Daten gemeldet haben und Sachbezüge berücksichtigt werden. Falls Daten fehlen, informieren Sie uns bitte unverzüglich.

Achtung: im Rahmen von Lohnabgabenprüfungen wird immer wieder überprüft, welche Fahrzeuge auf Unternehmen zugelassen sind.

Sollten Sie Ihren Arbeitnehmern einen Elektro-PKW zur Verfügung stellen (kein CO₂-Emissionswert), beträgt der Sachbezugswert EUR 0,00; die Zurverfügungstellung eines solchen Fahrzeugs ist auf dem Lohnkonto und am Jahreslohnzettel L16 anzugeben.

TO DO: Bitte melden Sie uns, wenn Ihre Arbeitnehmer ein Elektro-Fahrzeug nutzen. Bitte überprüfen Sie, ob Sie uns für alle betroffenen Arbeitnehmer eine entsprechende Information geschickt haben. Falls Daten fehlen, informieren Sie uns bitte unverzüglich.

Regelungen im Zusammenhang mit der Zurverfügungstellung bzw Kostentragung von
E-Ladestationen befinden sich derzeit im Gesetzwerdungsprozess; die Änderung der Sachbezugswerteverordnung bleibt abzuwarten.

Sollten Ihre Firmen-Fahrzeuge im Ausland zugelassen sein und diese in Österreich verkehren, empfehlen wir Ihnen jedenfalls mit Ihrem zuständigen Steuerberater abzuklären, ob in Österreich die Normverbrauchsabgabe (NoVA), motorbezogene Versicherungssteuer und Umsatzsteuer abzuführen sind, es könnten sonst Strafen drohen.

Sollten Arbeitnehmer ein vorsteuerabzugsberechtigtes Fahrzeug auch privat nutzen dürfen, ersuchen wir Sie Ihren Steuerberater zu kontaktieren (Umsatzsteuerpflicht).

Garagenplatz / Parkplatz:

Haben Arbeitnehmer die Möglichkeit, ein Fahrzeug in Bereichen mit Parkraumbewirtschaftung abzustellen (zB durch Zurverfügungstellung einer Parkkarte oder eines Parkpickerls) und übernimmt der Arbeitgeber diese Kosten oder hat Parkplätze angemietet, ist ein monatlicher Sachbezugswert von EUR 14,53 anzusetzen. Dies gilt sowohl für arbeitnehmer- als auch arbeitgebereigene Fahrzeuge.

TO DO: Sollten Ihre Arbeitnehmer diese Möglichkeit haben oder bekommen, informieren Sie uns bitte rechtzeitig darüber (Achtung: es gilt flächendeckende Parkraum-bewirtschaftung in Wien seit März 2022).

Reisekosten – Auszahlung von Taggeldern

Wenn sich Arbeitnehmer auf einer Dienstreise befinden, stehen ihnen als Ersatz des Verpflegungsmehraufwandes grundsätzlich Diäten zu, wenn diese in einer lohngestaltenden Vorschrift geregelt sind. Taggelder, Nächtigungsgelder und Kilometergelder sind verpflichtend auf den Lohnkonten der Arbeitnehmer anzuführen, auch wenn sie direkt über die Buchhaltung ausbezahlt werden.

TO DO: Bitte melden Sie uns entsprechende Werte spätestens zum Jahresende 2022.

Wir können Ihnen das Reisekostentool unseres System-Anbieters zur Verfügung stellen. Dazu wenden Sie sich bitte gerne an Ihren zuständigen Sachbearbeiter.

Kommunalsteuerliche Betriebsstättenthematik in Österreich

Haben Arbeitgeber in Österreich kein physisches Büro oder Geschäftsräumlichkeiten, arbeiten die Arbeitnehmer oft im Homeoffice. In solchen Fällen haben sich Arbeitgeber regelmäßig folgende Fragen zu stellen:

• Hat der Arbeitgeber Zugang zur Wohnung des Arbeitnehmers (zB Schlüssel)?
• Gibt es ein Firmenschild beim Eingang der Wohnung des Arbeitnehmers?
• Hat der Arbeitnehmer ein Warenlager in der Wohnung?
• Empfängt der Arbeitnehmer Kundenbesuche in seiner Wohnung?
• Gibt es einen Internetauftritt des Arbeitgebers unter der Wohnungsadresse?

TO DO: Sollten Sie zumindest eine dieser Fragen mit „ja“ beantworten können oder wurde in Österreich ein physisches Büro / Geschäftsräumlichkeiten errichtet, ersuchen wir Sie umgehend um Information – es ist zu überprüfen, ob Kommunalsteuer abzuführen ist.

Pendlerpauschale/-euro, Familienbonus plus / Alleinverdiener-/Alleinerzieherabsetzbetrag

TO DO: Bitte machen Sie Ihre Arbeitnehmer regelmäßig darauf aufmerksam, dass

• Für Pendlerpauschale /-euro: das unterschriebene Formular L34 EDV zu übergeben ist; insbesondere bei Adressänderungen ersuchen wir um neuerliche Information.
• Familienbonus plus, Alleinverdiener-/Alleinerzieherabsetzbetrag: wir benötigen bitte das vollständig ausgefüllte und unterschriebene Formular E30 (für den Familienbonus plus zusätzlich das Schreiben des Finanzamtes bzgl Erhalt der Familienbeihilfe).

Achtung: diese Absetzbeträge sind jährlich im Rahmen der Arbeitnehmerveranlagung vom Arbeitnehmer geltend zu machen, auch wenn sie über die Lohnverrechnung berücksichtigt werden.

• Änderungen bezüglich der Voraussetzungen für den Erhalt dieser Absetzbeträge binnen 1 Monats an Sie zu melden sind (Formular E30 bzw L34 EDV).

Bitte senden Sie uns diese Unterlagen vollständig zu, sollten Sie diese von Ihren Arbeitnehmern erhalten. Ohne diese Unterlagen können die Absetzbeträge und die Pendlerpauschale/-euro nicht korrekt berücksichtigt werden.

Abgabenüberweisungen über Auslandsbankkonten

Wir machen in letzter Zeit vermehrt die Erfahrung, dass die Abgabenbehörden die Abgaben, die von Auslandsbankkonten überwiesen werden, nicht immer korrekt zuordnen können.
In solchen Fällen sind die Abgaben manuell am Steuerkonto zu buchen. Wir empfehlen daher eine regelmäßige Überprüfung des Steuerkontos (im FinanzOnline) vorzunehmen.

Bitte informieren Sie uns, wenn Sie unsere Unterstützung benötigen.

(Sach-) Leistungen des Arbeitgebers: Berücksichtigung in der Lohnverrechnung

Stellt der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern (Sach-) Leistungen zur Verfügung, ist zu bedenken, dass solche Leistungen in der Lohnverrechnung möglicherweise als abgabenpflichtiger Bezug zu berücksichtigen sind.

Wir ersuchen Sie um Durchsicht der Checkliste (hier zum Download).

Falls Sie oder ein Konzernunternehmen solche oder ähnliche Bezüge an Ihre Arbeitnehmer gewähren, ersuchen wir Sie uns zu informieren, damit wir mit Ihnen die abgabenrechtliche Behandlung abklären können.

Bitte beachten Sie: Grundsätzlich sind alle (Sach-) Zuwendungen von Arbeitgebern an Arbeitnehmer ein abgabenpflichtiger Bezug sofern es keine gesetzlichen Steuer-erleichterungen oder Steuerbefreiungen gibt.

Bei Fragen zu weiteren Details sind wir gerne für Sie da.