Das Jahr 2017 neigt sich immer mehr dem Ende zu. Unsere Erfahrung aus den vergangenen GPLA-Prüfungen wollen wir daher gerne mit Ihnen teilen. Worauf Sie sonst noch achten sollen und welche Änderungen sie in Zukunft bedenken müssen, verraten wir Ihnen hier in unseren Tipps für 2018.

1) Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)

Ab dem 25. Mai 2018 tritt die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in Kraft. Damit werden die Rechte all jener gestärkt, deren persönliche Daten verarbeitet werden. Für Unternehmer bedeutet dies einen erhöhten Aufwand um einerseits für Datensicherheit zu sorgen und andererseits um den Auskunfts- und Informationsrechten nachzukommen. Besondere Aufmerksamkeit ist nach dem DSGVO auch der Vertragsgestaltung mit Dritten, die die Daten für das Unternehmen verarbeiten, sowie dem Verfahrensverzeichnis zu widmen.

ToDo: Starten Sie so bald wie möglich mit der Vorbereitung der datenschutzrechlichen Umstellung. Beginnen Sie damit, den Ist-Stand zu erheben.

2) Das Fremdenrechtsänderungspaket

Anfang Oktober 2017 trat ein Fremdenrechtsänderungspaket in Kraft, das einen neuen Aufenthaltstitel, die unternehmensintern transferierte Arbeitnehmer (ICT= Intra-Corporate Transfer) schuf. Dies betrifft all jene Mitarbeiter, die bisher als Rotationsarbeitskräfte in Österreich aufhältig und beschäftigt waren. Gleichermaßen wurden auch die Bestimmungen zur Rot-Weiß-Rot-Karte angepasst (wir haben zu beiden Themen in einem gesonderten Newsletterbeitrag informiert)

ToDo: Überprüfen Sie, welche Ihrer Mitarbeiter noch über eine Beschäftigungsbewilligung als Rotationsarbeitskraft verfügt und in welchen Fällen hier eine Umstellung notwendig ist.

3) Doppelte Sozialversicherung bei Split-Payroll

Ist ein Mitarbeiter eines Unternehmens in zwei unterschiedlichen Staaten (Österreich und ein anderer Staat) mit zwei Dienstverträgen tätig, so besteht die Gefahr, hier doppelt Sozialversicherungsbeiträge in Österreich abführen zu müssen. Eine Möglichkeit, dieser doppelten Verbeitragung zu entgehen ist es, eine Entsendung statt einem gesonderten Vertragsverhältnis anzudenken.

ToDo: Denken Sie beim nächsten Einsatz Ihrer Mitarbeiter in mehr als einer Ihrer Gesellschaften auch an die abgabenrechtlichen Konsequenzen.

4) Steuerpflicht bei ausländischen Geschäftsführern

Wählt ein Konzern eine Konstruktion, in der ein Geschäftsführer für eine österreichische Gesellschaft tätig ist, diese Tätigkeit jedoch aus dem Ausland ausübt, ist aus steuerlicher Sicht Vorsicht geboten. Zwar werden die Kosten für den Geschäftsführer an die österreichische Gesellschaft weiterverrechnet, es wird jedoch zuweilen vergessen, dass auch einkommenssteuerrechtliche Implikationen dadurch ausgelöst werden. Das Besteuerungsrecht des Geschäftsführergehaltes eines für eine österreichische Gesellschaft tätigen Geschäftsführers, der aber z.B. in Deutschland ansässig ist, kommt nämlich Österreich zu.

ToDo: Prüfen Sie, ob Wohnsitz und Tätigkeit des Geschäftsführers Ihres Unternehmens auseinanderfallen und ob es zu einer Steuerpflicht in Österreich kommt.

5) Personalrückstellungen

Rückstellungen für nicht konsumierte Urlaube, die Abfertigung alt oder Jubiläumsgelder sind unternehmensrechtlich zu bilden und werden auch steuerlich anerkannt. Für Geschäftsjahre, die nach dem 31.12.2015 begonnen haben, mussten Rückstellungen mit einer Restlaufzeit von mehr als einem Jahr mit einem der Restlaufzeit entsprechenden, marktüblichen Zinssatz abgezinst werden.

Neu war für Rückstellungen für Pensionen, Abfertigungsverpflichtungen und Jubiläumsgeldzusagen (oder vergleichbare langfristige Verpflichtungen), dass

• statt dem aktuell marktüblichen Zinssatz auch ein durchschnittlicher Marktzinssatz der letzten 5 bis 10 Jahre angewendet werden kann, der sich bei einer angenommenen Restlaufzeit von 15 Jahren ergibt und
• zukünftige Gehaltssteigerungen (inklusive üblicher Karriereschritte) verpflichtend zu berücksichtigen sind.

Die entsprechend dem Wahlrecht getroffene Entscheidung bindet aufgrund der Bewertungsstetigkeit nun auch in den Folgejahren. Zu beachten sind nun am Jahresende die unterschiedlichen Zinssätze, die hier steuerrechtlich bzw unternehmensrechtlich zur Berücksichtigung der Rückstellungsaufwendungen relevant sind.

ToDo: Bedenken Sie mögliche Anpassungen hinsichtlich der Personalrückstellungen in der steuerrechtlichen Mehr-Weniger-Rechnung.

6) Neue CO2- Grenzwerte für den PKW-Sachbezugswert

Besteht für den Dienstnehmer die Möglichkeit, ein arbeitgebereigenes KFZ auch für private Zwecke zu nutzen, liegt ein Vorteil aus dem Dienstverhältnis vor, der die Bemessungsgrundlage nicht nur für Lohnsteuer und SV-Beiträge, sondern auch für die Lohnnebenkosten (DB, DZ und Kommunalsteuer) erhöht. Der Sachbezugswert beträgt dabei 1,5 % (statt 2 %), maximal EUR 720,00 pro Monat für besonders schadstoffarme KFZ. Dafür wurden Grenzwerte der maximalen CO2-Emission festgesetzt. Unsere Erfahrung mit den GPLA-Prüfungen zeigt, dass die Sachbezüge für PKWs besonders genau geprüft werden, sodass hier besondere Aufmerksamkeit bei der richtigen Bewertung geboten ist.

ToDo: Für 2018 gilt für in diesem Jahr angeschaffte Fahrzeuge ein Grenzwert von 124 g /km. Stellen Sie sicher, dass die Sachbezugswerte entsprechend richtig berechnet sind.

7) Genaue Fahrtenbücher für Halben PKW-Sachbezugswert

Wird der Dienstwagen nachweislich im Jahresdurchschnitt nicht mehr als 500 km monatlich (bzw. 6.000 km pro Jahr) für Privatfahrten (Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte sind Privatfahrten) benützt, kann der Sachbezugswert mit jeweils der Hälfte angesetzt werden (Nicht-schadstoffarme Fahrzeuge: 1% max. € 480,-; schadstoffarme Fahrzeuge: 0,75 % max. € 360,-). Die Sachbezugsbewertung geht dabei von einer Jahresbetrachtung aus (Monatsdurchschnitt pro Jahr).

Um lediglich einen halben Sachbezug ansetzen zu können, ist als Nachweis die Führung eines genauen Fahrtenbuches zu empfehlen.

ToDo: Schließen sie die Fahrtenbücher ab und übermitteln Sie diese an Ihren Personalverrechner, damit dieser den halben Sachbezugswert ansetzen kann.

8) Mitteilungspflicht gemäß § 109a EStG

Das Einkommensteuergesetz sieht eine auf das Kalenderjahr bezogene Verpflichtung zur Mitteilung von personen- und leistungsbezogenen Daten an das zuständige Umsatzsteuer-Finanzamt vor. Diese Mitteilungsverpflichtung besteht, wenn natürliche Personen (oder auch Personenvereinigungen) bestimmte Leistungen außerhalb eines steuerlichen Dienstverhältnisses erbringen und dabei folgende Entgeltsgrenzen überschritten werden:

• das insgesamt im Kalenderjahr geleistete (Gesamt)Nettoentgelt einschließlich allfälliger vergüteter Reisekostenersätze mehr als € 900,- und
• das (Gesamt)Nettoentgelt einschließlich allfälliger vergüteter Reisekostenersätze für jede einzelne Leistung mehr als € 450,-.

Für das Unterbleiben der Mitteilungspflicht müssen beide Entgeltgrenzen gemeinsam unterschritten werden.

Betroffen von dieser Mitteilungspflicht sind vor allem

• Leistungen als Mitglied des Aufsichtsrates, Verwaltungsrates und andere Leistungen von mit der Überwachung der Geschäftsführung beauftragten Personen (z.B. Stiftungskuratoren).
• Leistungen als Vortragender, Lehrender und Unterrichtender, sofern keine nichtselbständigen Einkünfte vorliegen
• 2.Leistungen als selbständiger Versicherungsvertreter
• Sonstige Leistungen, die im Rahmen eines freien Dienstvertrages erbracht werden, der Versicherungspflicht gemäß § 4 Abs. 4 ASVG unterliegen und nicht in eine andere Kategorie fallen.
• Die Mitteilung hat auf elektronischem Weg bis Ende Februar des auf die Entgeltzahlung folgenden Kalenderjahres an das zuständige Umsatzsteuerfinanzamt zu erfolgen. Den Empfängern des Entgeltes ist für Zwecke der Einkommensteuererklärung eine gleichlautende Mitteilung nach dem amtlichen Vordruck (Formular E 109a) für jedes Kalenderjahr jeweils bis Ende Jänner des Folgejahres auszustellen.

ToDo: Melden Sie eventuell betroffene Personen Ihrem Personalverrechnern, sodass den Meldepflichten nachgekommen werden kann.

9) Steuerfreie Versicherungsbeiträge für Mitarbeiter

Der Arbeitgeber kann auf freiwilliger Basis für seine Mitarbeiter maximal EUR 300,00 pro Jahr und Mitarbeiter in eine Versicherung steuerfrei einzahlen (Regelung gültig bis 2020). Begünstigt sind dabei die Prämien für Lebens-, Kranken- und Unfallversicherungen, die der Arbeitgeber für die Zukunftssicherung des Mitarbeiters zahlt. Wenn der Arbeitnehmer selbst Zuzahlungen leisten will, sind diese unter Umständen als Sonderausgaben steuerlich absetzbar.

ToDo: Achten Sie hier auf die richtigen Sachbezugswerte. Viele Versicherungszahlungen werden jährlich valorisiert. Melden sie hier die aktuellen Zahlen an Ihre Personalverrechner.