Registrierkassen – verpflichtende Sicherheitseinrichtung ab 1. April 2017
Seit Mai 2016 besteht für einen Unternehmer, dessen Jahresumsatz über der gesetzlichen Grenze von EUR 15.000 liegt, sofern die Barumsätze EUR 7.500 übersteigen, die Verpflichtung der Verwendung einer Registrierkasse. Ab 1. April 2017 muss jede Registrierkasse verpflichtend mit einer technischen Sicherheitseinrichtung zum Schutz gegen Manipulation ausgestattet sein.
Unter einer Sicherheitseinrichtung im Zusammenhang mit Registrierkassen versteht man die Verkettung der Barumsätze mithilfe der elektronischen Signatur- bzw Siegelerstellungseinheit, die einen Beleg mit einer Art persönlichem Stempel versieht und somit die Manipulationssicherheit der Registrierkasse bestätigt.
Um eine Sicherheitseinrichtung in Betrieb zu nehmen, sind folgende fünf Schritte notwendig:
- Beschaffung der Signatur- bzw Siegelerstellungseinheit
- Initialisierung der manipulationssicheren Registrierkasse
- Erstellung des Startbeleges
- Registrierung über FinanzOnline
- Prüfung des Startbeleges mittels BMF Belegcheck-App
Beschaffung der Signatur- bzw Siegelerstellungseinheit
Signaturkarten können von zugelassenen Vertrauensdienstanbietern oder deren Registrierungsstellen bezogen werden. Auch Kassenhändler bzw Kassenhersteller können Registrierungsstellen sein.
Initialisierung der manipulationssicheren Registrierkasse
Die Ausstattung der Registrierkasse mit der Sicherheitseinrichtung (Teil eins der Initialisierung) wird in den meisten Fällen in Form eines Softwareupdates durchgeführt. Das Softwareupdate wird von Ihrem Kassenhändler bzw Kassenhersteller z.B. mittels USB-Stick oder über Internet zur Verfügung gestellt werden. Neue Registrierkassen enthalten oftmals bereits eine Software zum Manipulationsschutz. Zum Abschluss der Initialisierung (Teil zwei) der Registrierkasse gehört auch die Herstellung der Verbindung zwischen Registrierkasse und Signaturkarte.
Erstellung des Startbeleges
Um den manipulationssicheren Betrieb Ihrer Registrierkasse herzustellen, müssen Sie unmittelbar nach der Initialisierung einen Startbeleg erstellen. Dazu müssen Sie einen Geschäftsvorfall mit dem Betrag Null (0) in der Registrierkasse erfassen.
Registrierung über FinanzOnline
FinanzOnline stellt für die Registrierung Eingabemasken (Dialogverfahren) und elektronische Übermittlungsmöglichkeiten zur Verfügung. Registrierkassen mit Internetzugang können mit Software-Komponenten ausgestattet sein, die die zu registrierenden Daten mittels Web-Service direkt über FinanzOnline übertragen können. Dazu müssen Sie als Unternehmer über einen eigenen FinanzOnline Zugang verfügen. Alternativ können wir für Sie auch einen sogenannten Registrierkassen-Webservice-User einrichten.
Prüfung des Startbeleges mittels BMF Belegcheck-App
Der Startbeleg muss nach der Registrierung der Signaturkarte und der Registrierkasse über FinanzOnline geprüft und in der Folge nach den Vorschriften der BAO aufbewahrt werden (zumindest sieben Jahre). Die Prüfung des Startbeleges mit Hilfe der BMF Belegcheck-App hat bis spätestens 31. März 2017 zu erfolgen.
Bei Unsicherheiten und Fragen zur Sicherheitseinrichtung und zur Einrichtung eines Manipulationsschutzes der Registrierkasse helfen wir Ihnen gerne.
Offenlegung nach § 25 (1) MedienG und § 5 ECG
Alle Angaben in diesem Newsletter erfolgen trotz sorgfältiger Bearbeitung ohne Gewähr und können die persönliche Beratung im Einzelfall nicht ersetzen. Die Haftung der Autoren oder der TMF-APS Buchführungs- & Steuerberatungs GmbH ist ausgeschlossen.